AI-transcriptietools: gemak met juridische valkuilen

AI‑gestuurde transcriptietools zoals Fireflies of Read AI lijken een zegen voor drukbezette professionals: ze noteren alles, vatten samen en maken vergaderingen efficiënter.

Maar achter dat gemak schuilen juridische en ethische risico’s die Belgische ondernemingen niet mogen onderschatten.

1/ GDPR-screening en -transparantie

Een GDPR-screening van het gebruik van de tool en de contractuele relatie met de leverancier is cruciaal.

Veel transcriptietools zijn Amerikaanse SaaS-diensten.

Typische problemen die daarbij naar boven komen:

• onduidelijke data locatie, vaak buiten de EU;

• data die worden gebruikt voor modeltraining;

• geen garanties rond verwijdering;

• geen auditmogelijkheden;

• geen passende beveiligingsmaatregelen.

Voor Belgische organisaties is dit een aanzienlijk (compliance) risico.

Bovendien moet in de privacyverklaring van je onderneming afdoende transparantie worden geboden bijvoorbeeld welke rechtsgrond wordt gehanteerd, hoe lang worden dergelijke opnames bewaard? Enzovoort. 

2/ AI-meldingsplicht

De Europese AI Act verplicht dat AI-systemen die met mensen interageren duidelijk moeten melden dat ze AI zijn. AI-notetakers vallen onder deze transparantieverplichting: deelnemers moeten weten dat een AI meeluistert, analyseert en data verwerkt.

Een “stille” transcriptietool die meeluistert zonder een dergelijke disclosure, schendt deze transparantieplicht, wat kan leiden tot boetes.

3/ Strafrechtelijk

Ook in het Strafwetboek wordt verwezen naar opnames, maar daarin gaat het voornamelijk over het onderscheppen van gesprekken waaraan je zelf niet deelneemt.

4/ Kortom

Gebruik je transcriptietools?

Ga dan toch even de voorwaarden en het gebruik verder na. Zo vernam ik dat Read AI standaard enkel toestemming aan de meeting‑host vraagt en geen melding of toestemmingsverzoek richt aan de andere deelnemers. Daardoor worden deelnemers vaak niet automatisch vooraf geïnformeerd. Dit is onvoldoende, met diverse klachten tot gevolg.

En vermijd 'shadow AI' door een helder intern beleid.