Commissieovereenkomsten – Wat doe jij als je een lead doorkrijgt van een externe partner?
Inleiding
In dit artikel wil ik graag ingaan op de situatie waarbij je een potentiële klant krijgt voorgesteld door een andere zelfstandige partij en je deze partij hiervoor wenst te belonen.
Veelal wordt een commissieregeling afgesproken: de externe partij krijgt een fee afhankelijk van het aantal zaken die zij kan voorstellen. Deze is dan vaak berekend als een % van de vooropgestelde omzet van de doorgestuurde zaken, maar het kan ook gaan over een vast bedrag per case.
Op het eerste zicht lijkt het bepalen van de vergoeding en het stimuleren van het aantal doorverwijzingen prio n° uno. Dit is immers de sales mindset die de meeste ondernemers in zich hebben.
Toch wil ik als juriste ook nog wat andere zaken gaan benadrukken die een rol kunnen spelen, zeker wanneer jullie beider belangen in het partnerschap beginnen groeien.
Aflijning van de vergoeding en haar opeisbaarheid
Om dan toch eerst nog te gaan focussen op het financiële: de aflijning van de vergoeding en de opeisbaarheid ervan dienen zo expliciet mogelijk geformuleerd te zijn.
Te denken valt aan:
- Hoe de hoegrootheid van de vergoeding bepalen: welk percentage is van toepassing, op welke omzet wordt ze berekend? Is er eventueel een cap (maximumbedrag) per doorgestuurde klant?
- Vanaf wanneer is de vergoeding opeisbaar? Is dit van zodra de overeenkomst tussen jouw onderneming en de prospect is gesloten of pas wanneer die prospect jou heeft betaald?
- Zijn er situaties waarbij de vergoeding alsnog terugbetaald dient te worden: bv. de klant heeft zijn overeenkomst herroepen?
- Wat is de betaaltermijn van de facturen van de doorverwijzer?
Andere aandachtspunten
Hierbij wil ik ook enkele andere punten onder de aandacht brengen.
Verdere bepaling van de basis: soort diensten, producten en klanten
Het is van belang om afspraken te maken over de soort diensten of producten waarop je commissie geeft en desgevallend ook de kwalificatie van de soort klanten. Misschien wil je wél commissie geven voor doorverwijzing voor je standaardwerkzaamheden, maar niet voor sterk maatwerk? Of wil je enkel commissie geven op de taak waarvoor je de doorverwijzing ontving, maar niet voor vervolgwerken? Misschien wil je ook enkel leads die voor jou helemaal onbekend zijn en je dus geen eerder contact mee had?
Wijze van aanbrengen
Ook interessant is om af te spreken hoe leads concreet worden aangebracht. Krijgt jouw doorverwijzer een specifieke kortingscode die hij op zijn beurt kan meegeven aan leads? Of loopt de intro louter per e-mail? Welke input dient dan in deze intro e-mail te staan?
Mate aan inmenging
Verder is het aanbevolen om afspraken te maken over de mate van ‘inhoudelijke’ tussenkomst van de doorverwijzer. In welke mate komt de doorverwijzer tussen in de toelichting van jouw diensten en producten? Heeft hij prijslijsten die hij reeds overmaakt aan de lead, maakt hij de lead al echt warm? Of betreft het een louter aanbrengen van potentiële klanten?
Vertrouwelijkheid
Vervolgens denk ik aan de vertrouwelijkheid. Het voelt al ergens evident dat jullie onderlinge afspraken, maar ook de prospectgegevens en eventuele uit te voeren werkzaamheden zich in een confidentiële sfeer begeven. Het zou niet gepast zijn mochten deze zaken vrij verspreid kunnen worden. Nee integendeel, het is informatie waarvoor een geheimhoudingsclausule gepast is.
Bescherming van persoonsgegevens
Een laatste voorbeeld: er kan stilgestaan worden bij bescherming van persoonsgegevens. Je kan je contractueel laten verzekeren dat je de doorgestuurde prospects rechtmatig doorkrijgt en kan contacteren. M.a.w.: jouw doorverwijzer dient een afdoende rechtsgrond te hebben om jou die gegevens door te sturen en jij dient op jouw beurt er met een gerust gemoed van uit te kunnen gaan dat die prospectieve klant jouw intro e-mail niet als spam zal beschouwen.
Eventuele bijzondere kwalificatie van contract
Hoewel er inhoudelijk vele parallellen te trekken zijn, kan de juridische kwalificatie ook verschillen. Commissievoorwaarden zijn dus niet allemaal over eenzelfde kam te scheren!
Er zijn mogelijks bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing waarvan veelal niet kan afgeweken worden.
Op basis van onderstaande voorbeelden enkele inzichten.
Stel:
- Sporadisch stuurt een concullega jou een lead door. Hij vraag de prospect louter de goedkeuring om jullie te linken, maar zit er voor de rest niet tussen. -> Er kan een light overeenkomst afgesloten worden met veel contractsvrijheid over bovenvermelde punten.
- Je doet een beroep op een zelfstandig sales profiel die je algemene sales activiteiten intern gaat opvolgen en mogelijks sporadisch ook eens een klant gaat aanbrengen zonder echte bemiddeling te voeren, laat staan het contract in jouw naam en voor jouw rekening te tekenen. -> Doorgaans volstaat ook hiervoor een vrij generieke dienstverleningsovereenkomst waarin jullie veel contractsvrijheid hebben over bovenvermelde punten. Er komen evenwel ook wat andere zaken aan bod gelet op het ruimere interne takenpakket.
- Je duidt een zelfstandig sales profiel aan om met regelmaat klanten te vinden en die in jouw naam en voor jouw rekening te onboarden als nieuwe klant (al dan niet met volmacht voor effectieve contract-ondertekening). -> In dit geval is er veelal sprake van een handelsagentuur en zijn er bijzondere regels van toepassing voor onder meer de opzegmogelijkheden en de betaling van commissie na het einde van de overeenkomst. Dit is dwingende wetgeving waarvan niet kan worden afgeweken.
Slot
Het is dus zeker aanbevolen om die doorverwijzingspartnerschappen ten gepaste tijde eens onder de loep te nemen.
Volstaat het nog steeds om wat losse afspraken op e-mail te hebben of is het tijd om jullie partnerschap in een ‘commissiecontract’ te gieten met duidelijke regels?