Niet enkel in het kader van overnames moet je als ondernemer in staat zijn om de nodige documentatie onmiddellijk op tafel te brengen. Ook daarbuiten is het ten sterkste aangewezen om de juridische documentatie die voor jouw bedrijf relevant is snel beschikbaar te hebben. Zo is het mogelijk dat een prospect het verzekeringsattest beroepsaansprakelijkheid gaat opvragen tijdens de precontractuele fase. Bespaar je dus tijd en moeite op drukke momenten en hou deze folder proactief goed bij.

In het algemeen draagt een efficiënt gestructureerde legal folder bij aan goede werking van je bedrijf en je interne legal risk management, zowel intern als extern bekeken en vermijdt zo’n folder misverstanden. Te denken valt aan het ter beschikking stellen van de laatste versie van de algemene voorwaarden in één welbepaalde folder.

Hieronder geven we je graag een voorbeeldstructuur van legal folder mee.

1. CORPORATE

a. Notulen raad van bestuur
b. Notulen algemene vergadering
c. Structuur statuten
(oprichtingsakte, statutenwijzigingen, gecoördineerde tekst van de statuten)
d. Inschrijving in de KBO
e. Aandelenregister en groepsstructuren
f. UBO-register
g. Andere

2. COMMERCIAL

a. Klanten (hieronder komt per klant een map – link met CRM-systeem?)
b. Leveranciers (hieronder komt per leverancier een map)
c. Templates

3. HR

a. Arbeidsovereenkomsten (hieronder komt per werknemer een map)
- Arbeiders
- Bedienden
b. Onderaannemingsovereenkomsten (hieronder komt per onderaannemer een map)
c. Arbeidsreglement
d. Sociaal secretariaat
e. Templates

4. ONROEREND GOED
Gaat over onroerend goed van de vennootschap, in eigendom of in verhuring of anders

5. INTELLECTUELE EIGENDOM

6. WEBSITE JURIDISCHE DOCUMENTATIE
Cookie policy, privacy policy, disclaimer

7. INFORMATION SECURITY en GDPR

8. VERZEKERINGEN

9. FINANCIERING, GARANTIES en WAARBORGEN
Bankzaken, leningen, subsidies en andere

10. SPONSORING

11. VERGUNNNINGEN en MILIEU

12. INTERNE POLICIES

Uiteraard is bovenstaande slechts een mogelijkheid en kan het zijn dat voor jouw onderneming een andere structuur gepaster is. Laat bovenstaande minstens inspiratie zijn voor de topics die best aan bod komen in de folder.

Wanneer jouw bedrijf uit meerdere vennootschappen bestaat, is een aparte folder voor elke vennootschap aangewezen.

Vergeet verder de folder niet beperkt toegankelijk te stellen. Medewerkers dienen enkel die confidentiële informatie te zien die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Werk dus best parallel ook een autorisatiesysteem uit.

Het belang van een degelijke legal folder