Hoe uitvoerig screen jij een nieuwe klant? 
Over hoe je in enkele klikken een prospect kan doorlichten

Inleiding

In het begin van de zomer kwamen heel wat berichten binnen over onbetaalde facturen. In de meeste gevallen waren de prestaties van mijn klanten zuiver onbetwist en ging het zodoende over geheel onterecht achterstallige facturen.

Waar liep het dan precies fout? En belangrijker: hoe had de situatie voorkomen kunnen worden?

Achterstallige betalingen van onbetwiste facturen zijn meestal het gevolg van een gebrekkige cashflow bij de zakenpartner, al dan niet gecombineerd met een halfbakken administratieve opvolging. In sommige gevallen speelt er echter meer en is er sprake van een kwaad opzet.

Bij dergelijke malafide praktijken zijn er vaak al vroeg signalen die duiden op mogelijke problemen. Met een sterk debiteurenbeheer en de juiste voorzorgsmaatregelen kunnen vele risico’s tijdig onderkend worden.

In deze blogpost wil ik dus stilstaan bij de proactieve kant van het verhaal: stappen van het invorderingsproces die je als onderneming al kunt nemen bij het uitschrijven van de offerte.

A. Checks via openbare databanken

1. Nagaan van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen

De KBO is een gegevensbank van de FOD Economie waarin de identificatiegegevens van ondernemingen en hun vestigingseenhe(i)d(en) zijn samengebracht.

Via de online publieke zoekfunctie kan je inschrijving van de klant nagaan. Zie deze link: Kruispuntbank van Ondernemingen - Public Search | FOD Economie

Je hoeft hiervoor niet per se het ondernemingsnummer van de klant bij de hand te hebben (maar het is wel aanbevolen, want het is het enige ondernemingsgegeven dat en cours de route niet kan wijzigen). Je kan ook zoeken op naam, op activiteit, op toelating of op adres.

Een voorbeeld: de maatschappelijke zetel van malafide ondernemingen kan ambtshalve geschrapt worde door de rechtbank. Doe geen zaken met ondernemingen die geen formeel geregistreerde maatschappelijke zetel meer hebben. 

2. Nagaan van de inschrijving in VIES

Indien je twijfelt of de prospectieve klant wel btw-plichtig is, kan je dit nagaan op de VIES-website, zijnde een online database van de Europese commissie. Deze database omvat uitsluitend de Europese btw-nummers.

Link: Vies on-the-Web - European Commission

3. Bekijk de publicaties in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad

In de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad kan je de publicaties van Belgische rechtspersonen opvragen. Je vindt daarin onder meer details over:

• Oprichtingen;
• Wijzigingen in het bestuur;
• Wie de handtekeningsbevoegdheid heeft voor een vennootschap;
• Herstructureringen;
• Kapitaalverhogingen- of verminderingen;
• Wijzigingen van de statuten;
• Ontbindingen, faillissementen en publicaties met betrekking tot gerechtelijke reorganisatie.

Opnieuw hoef je niet alle details van de onderneming voorhanden te hebben opdat je de nodige gegevens kan terugvinden. Je kan zoeken op ondernemingsnaam, datum, vennootschapsvorm enz.

Een voorbeeld: zit je toekomstige business partner midden in een gerechtelijke organisatie? Dan kan het toch wel nuttig zijn om eventueel extra zekerheden te vragen.

Link: Bijlage van de Rechtspersonen (of klik door vanuit de KBO ondernemingspagina)

4. Neergelegde jaarrekeningen in de Balanscentrale van de Nationale Bank van België

Last but not least: heel wat ondernemingen dienen hun cijfers jaarlijks openbaar te maken. Uit die cijfers kan de financiële gezondheid van je prospectieve klant afgeleid worden. Te denken valt aan het berekenen van de solvabiliteit (eigen vermogen versus vreemd vermogen) en liquiditeit (ruw gezegd: vlottende activa min vlottende passiva) enz.

Via de website van de Nationale Bank van België kan je de gepubliceerde jaarrekeningen van het lopende en laatste 5 jaar inkijken en zelfs downloaden.

Voor het eerste jaar wordt soms gewerkt met een verlengd boekjaar waardoor de publicatie soms even op zich kan laten wachten. Indien je evenwel geen jaarrekening kan terugvinden van een besloten vennootschap die 2 jaar of meer bestaat, is het verdacht.

Link: Language selection | National Bank of Belgium

B. Andere maatregelen

1. Voorschotten vragen bij offertes met een aanzienlijke omvang

Van zodra een offerte een aanzienlijk bedrag omvat, is het ten sterkste aanbevolen om toch voorschotten te vragen én te wachten met enige uitvoering van het contract tot het voorschot effectief op je rekening is gestort. Niet vergeten: bezorgde ‘betalingsbewijzen’ kunnen ook vervalst zijn.

2. Volg je vooropgestelde contractsproces

Volg zo veel als mogelijk je opgezette contractsproces: schotel die offerte mét algemene voorwaarden voor en laat deze correct aanvaarden.

In de algemene voorwaarden zitten namelijk heel wat handvaten die van pas kunnen komen wanneer het alsnog fout zou gaan. Denk hierbij aan clausules over intresten en vaste schadevergoedingen, maar ook over eigendomsvoorbehoud, aanduiding van rechtbank in geval van geschillen enz.

Conclusie

Een degelijk debiteurenbeheer start niet bij afdoende reactief handelen na het verstrijken van de vervaltermijn van een factuur. Integendeel: neem ook enkele eenvoudige proactieve maatregelen om jouw onderneming zo veel als mogelijk in te dekken tegen insolvente en onbetrouwbare klanten.