Intro

In de dynamiek van ondernemen draait alles om relaties: met klanten, leveranciers, partners en soms ook investeerders. Vertrouwen en contracten vormen daarbij de ruggengraat. Toch zien veel bedrijven contracten vaak als formaliteit, terwijl ze in werkelijkheid mee de spelregels bepalen voor de samenwerking en risico’s.

Het kennen van de contract boundaries van jouw onderneming – de grenzen waarbinnen je afspraken wenst te maken – is essentieel om je onderneming én jezelf (denk aan de nieuwe aansprakelijkheidsregels! - recap in deze blogpost) te beschermen en sterker te onderhandelen.

Enkele voorbeelden:

1. Leveringsafspraken en aansprakelijkheid
Stel: een productiebedrijf belooft levering binnen tien dagen, maar de leverancier van grondstoffen kan dit zelf niet garanderen. Zonder duidelijke clausule die rekening houdt met dergelijke vertragingen, loopt het bedrijf risico op claims van klanten, ook al lag de oorzaak elders.

2. Betaaltermijnen en cashflow
Een IT-dienstverlener stemt in met een betaaltermijn van 45 dagen, terwijl het personeel maandelijks salaris ontvangt. Deze mismatch kan leiden tot acute liquiditeitsproblemen. Door vooraf vast te leggen welke betaaltermijnen financieel haalbaar zijn, beschermt de onderneming haar cashflow.

3. Intellectuele eigendom
Een creatief bureau levert een marketingcampagne en staat in het contract al het intellectuele eigendom volledig af aan de klant, zonder extra vergoeding. Als later blijkt dat de campagneformule ook breder inzetbaar is, heeft het bureau geen enkele zeggenschap of inkomstenbron meer. Een boundary kan hier zijn: overdracht enkel voor specifiek gebruik of tegen aanvullende betaling.

In een paar stappen de contract boundaries van jouw onderneming helder definiëren

1. Hou rekening met het principe van back-to-back contracting

Bij het bepalen van de eigen contract boundaries, dien je rekening te houden met het principe van back-to-back contracting. Dit houdt in de verplichtingen die je aangaat met je hoofdovereenkomst met de klant zoveel mogelijk één-op-één dient door te leggen naar een onderaannemer of leverancier.

Met andere woorden: de afspraken die jij maakt met je klant, spiegel je in je contract met degene die voor jou een deel van het werk uitvoert. Zo voorkom je dat jouw onderneming verantwoordelijk wordt gehouden voor verplichtingen die ze zelf niet kan afdwingen bij de onderaannemer.

Het kan natuurlijk ook in de andere richting gaan: heeft jouw leverancier specifieke vereisten? Vergeet die dan ook niet overeenkomstig in te voegen in het contract met je klant!

Het zorgt ook voor consistentie van afspraken: iedereen in de keten werkt volgens dezelfde voorwaarden.

2. Ken de operationele capaciteit van jouw onderneming en stel financiële grenzen vast

Wees realistisch over wat kan geleverd worden en binnen welke termijn. Contracten hebben direct impact op je cashflow. Bepaal betaaltermijnen, welke boetes of garanties je kunt dragen en wat je maximale aansprakelijkheid is. Een duidelijke koppeling met je verzekeringen voorkomt nare verrassingen.

Ook kan je in algemene voorwaarden expliciet gaan opsommen wat jouw onderneming net niet gaat doen. Er kan namelijk soms twijfel zijn. Enkele voorbeelden: Wanneer een marketing kantoor een nieuwe handelsnaam voorstelt, zorgt het marketingkantoor dan ook voor merkregistratie van die handelsnaam? Of wanneer je als consultant een bepaalde tool voorstelt aan je klant, heb je dan ook onderzocht of die tool wel GDPR compliant is?

Door het invoegen van enkele uitdrukkelijke voorbeelden en disclaimers baken je de activiteiten én verantwoordelijkheden mooi verder af.

3. Maak eigen algemene voorwaarden op: de contractuele default

Bovenliggende zaken kan je verwerken in algemene voorwaarden voor jouw onderneming. Gebruik daarbij de juiste juridische figuur: het leveren van diensten is niet hetzelfde als het verhuren of verkopen van goederen. Denk ook na of er geen bijzondere consumentenwetgeving moet worden nageleefd wanneer je zowel B2B als B2C werkzaam bent.

Het is verder een zeer gepast gebruik om bij de opmaak scenario’s te gaan inbeelden. Door vooraf door te spelen wat er gebeurt bij een betalingsachterstand, leveringsprobleem of courante discussies met klant voor de geest te halen, zie je meteen waar je contractueel extra bescherming nodig hebt.

Het opmaken van algemene voorwaarden vergt daarom wat denk- en maatwerk.

4. Ga bepalen in hoeverre je kan afwijken van jouw algemene voorwaarden

Uiteraard zal het voorvallen dat klanten wensen af te wijken van jouw algemene voorwaarden en jou eventueel zelf een overeenkomst gaan voorschotelen. Wil je dan alles exact behouden zoals je oorspronkelijk hebt bepaald in de algemene voorwaarden of kan je toch hier en daar toch wat water bij de wijn doen?

Het is aanbevolen om van die ad hoc afwijken ook een schriftelijke neerslag te bewaren, dit al dan niet samen met wat context. Bijvoorbeeld waarom het een uitzonderlijk geval was en die afwijking dus gerechtvaardigd was.

Dit overzicht vormt samen met jouw algemene voorwaarden dan de interne ‘grenzenkaart’ van jouw onderneming – de contract boundaries die je bij de onderhandelingen van elk nieuw contract kunt gebruiken.

Slot

Kortom, contract boundaries zijn geen juridische formaliteit, maar strategische ankers. Ondernemingen die hun grenzen kennen, onderhandelen sterker en sneller, lopen minder risico en bouwen duurzamere relaties op.

Nood aan een sparringpartner of iemand die je hierin ontzorgt? Geef gerust een seintje!